Rejestracja stanowisk i numerów

Jedną z podstawowych właściwości systemu Welyo jest wykonywanie połączeń telefonicznych. W tym celu użytkownik musi mieć stworzone konto w systemie. Następnie takiemu użytkownikowi należy przypisać:

Numer stanowiska (numer 5 cyfrowy)
Numer SIP (numer miejscu 9 cyfrowy)

Jedną z powyższych opcji (lub obie jeżeli agent pracuje w ramach kampanii telefonicznej oraz poza nią) należy poprawnie skonfigurować na jednym z dwóch rodzajów telefonów, są to:

Hardphone –telefony stacjonarne (yealink, gigaset)
Softphone –telefony sprzętowe (Zoiper, Jitsi, PortGO)

W przypadku pierwszej opcji (numer stanowiska) hasło generowane jest automatycznie przez system i należy je wpisać podczas konfiguracji telefonu.

W przypadku numeru miejskiego, administrator podczas edytowania konta użytkownika wybiera numer, który ma być przypisany do danej osoby oraz ręcznie ustanawia hasło.

Nie należy rejestrować jednego numeru na dwóch telefonach jednocześnie. W takim przypadku pojawi się konflikt logiczny.

Przykład:

● Numer telefonu 111 222 333 jednocześnie zarejestrowany na Softphone1 i Softphone2

● Połączenie przychodzące na numer 111 222 333

● System nie posiada informacji, na które stanowisko z numerem 111 222 333 (Softphone1 czy Softphone2) skierować połączenie przychodzące

W związku z powyższym, numer może być skonfigurowany na więcej niż jednym softphonie, z zastrzeżeniem, że agenci z danym numerem nie mogą pracować w tym samym czasie!

Przykładowo agent może mieć skonfigurowany Zoiper na dany numer stanowiska na komputerze domowym jak i stacji roboczej w miejscu

pracy. Zależnie od tego w jakim miejscu się znajduje może zarejestrować stanowisko jednak nie robi tego w tym samym czasie.

Tworzenie hasła dla stanowiska

Numer SIP (numer miejski - dziewięciocyfrowy) administrator tworzy hasło z poziomu edycji konta użytkownika
Numer stanowiska (numer pięciocyfrowy) hasło generowane jest oddzielnie w panelu “Konfiguracja stanowisk” z poziomu administratora

Pierwszym korkiem jest zalogowanie się przez administratora do swojego panelu Welyo.

(Ryc.1)

Następnie z głównego menu (menu pionowe, znajdujące się po lewej stronie ekranu) rozwinąć zakładkę “Personel”, wybrać opcję “Stanowiska” (Ryc.1)

Zostanie otwarte okno “Konfiguracja stanowisk” (Ryc.2)

Zostaną w nim wyświetlone wszystkie stanowiska dostępne w ramach platformy.

Stanowiska wskazują możliwą maksymalną ilość zarejestrowanych i zalogowanych agentów jednocześnie.

Kolumny w oknie “Konfiguracja stanowisk” to:

● Nazwa stanowiska - jest to po prostu numer stanowiska.

● Opis stanowiska - opcjonalna wartość ułatwiająca przypisywanie stanowisk do agentów.

● Aktywny agent - po wybraniu, przy logowaniu, przez agenta numeru stanowiska we wskazanym polu pojawi się dla administratora informacja o imieniu i nazwisku oraz

loginie zalogowanego agenta. Jeżeli stanowiska nie będzie zajęte przez agenta, pole będzie puste.

(Ryc.2)

Klikając dwukrotnie, lewym przyciskiem myszki w polu “Opis stanowiska” (Ryc.3) pojawi się możliwość edytowania danego pola, gdzie Administrator może wpisać dowolny tekst.

Po zalogowaniu do systemu i pojawieniu się okna wyboru stanowiska, agenci zobaczą spis wszystkich stanowisk na których nikt nie jest jeszcze zalogowany (w przypadku gdy jakiś agent zaloguje się na stanowisko zniknie ono ze wskazanej listy). Będą tam również wyświetlone “Opisy stanowisk”. Dzięki temu agenci nie muszą pamiętać numeru stanowiska, a mogą je identyfikować po dołączonym opisie. Po wybraniu stanowiska staje się ono niedostępne dla pozostałych agentów. Pojawi się ono ponownie na liście w momencie wylogowania się agenta, który je zajmuje.

Maksymalna ilość znaków, jaka może zostać wpisana we wskazane pole to 250. Akceptowalne są duże litery, małe litry, cyfry oraz znaki specjalne.

Nadanie opisu jest opcjonalne. W przypadku braku opisów agenci będą mieli puste pola w tym miejscu.

W przypadku gdy agent po zalogowaniu się do systemu nie widzi swojego stanowiska, wskazane wyżej okno umożliwia administratorowi weryfikację czy inny agent nie jest na nie zalogowany w danej chwili.

(Ryc.3)

W celu nadania hasła wybranemu stanowisku, należy skorzystać z opcji “Generuj hasło” Zostanie wyświetlone nowe, wygenerowane hasło dla danego stanowiska (Ryc.4).

Przy kopiowaniu metodą kopiuj/wklej należy zwrócić uwagę na to aby nie skopiować dodatkowo znaku białego (np. spacji). Skopiowanie tego znaku spowoduje wpisanie błędnego hasła do softphonu/hardphonu i brak poprawnej rejestracji telefonu.

(Ryc.4)

Numer stanowiska oraz wygenerowane hasło należy zapamiętać, ponieważ będą one wykorzystane do rejestracji stanowiska na telefonie (hasło nie jest nigdzie zapisywane - w przypadku jego utraty należy wygenerować nowe).

Dodatkową informacją potrzebną do rejestracji numeru jest informacja o domenie, która powinna zostać przekazana w momencie aktywowania domeny.

Tworzenie hasła dla numeru SIP

Aby wygenerować hasło dla numeru SIP należy zalogować się do panelu administratora oraz rozwinąć zakładkę “Personel” i nacisnąć przycisk “Użytkownicy”. Zostanie wtedy otwarte okno personelu zawierające listę wszystkich utworzonych agentów (Ryc.5).

(Ryc.5)

Następnie należy z górnego menu wybrać opcję “Edytuj”. Zostanie otwarte okno edycji zaznaczonego użytkownika.

(Ryc.6)

Następnie należy przejść do zakładki “Numer użytkownika”. Będą tam widoczne pola:

● Numer - jest to numer SIP, który zostanie przypisany do użytkownika. Na liście znajdują się tylko numery dostępne czyli nie przypisane do innych użytkowników czy kampanii.

● Numer skrócony - jest to numer ułatwiający komunikację wewnątrz firmy. Inne osoby dzwoniące (z innych numerów przypisanych do użytkowników i poprawnie zarejestrowanych) na taki krótki numer zostaną skierowane na ten konkretny aparat. Wartość tego pola to minimum dwie cyfry.

● Hasło do konta SIP - hasło, które należy wpisać na softphonie lub hardphonie. Hasło musi zawierać 10 znaków, duży znak, mały znak, cyfrę i znak specjalny.

Zmiany należy zapisać przyciskiem “Zapisz”. W tym momencie użytkownik ma przypisany numer. Kolejnym krokiem jest jego konfiguracja.