Deduplikacja rekordów

Deduplikacja rekordów to proces, który umożliwia wyszukanie i scalenie rekordów, posiadających te same dane.

! Przykład: w miniCRM utworzone zostały 2 rekordy z tym samym numerem. Deduplikacja ma doprowadzić do wyszukania rekordów po numerze telefonu i scalenia go w jeden rekord.

W pierwszym kroku konieczne jest wyszukanie duplikatów. W tym celu przechodzimy do zakładki więcej -> szukaj duplikatów. Otworzy się okno, w którym wybieramy dane, według których chcemy wyszukać duplikaty, np. numer telefonu, adres e-mail czy imię i nazwisko. Możliwe jest wyszukanie duplikatów według informacji ze wszystkich istniejących pól rekordu. Jednocześnie można wybrać 7 kryteriów. Rekord zostanie uznany jako duplikat, gdy we wszystkich kryteriach będzie ta sama wartość.

Po wybraniu parametrów klikamy szukaj duplikatów. Wyświetli się lista wszystkich znalezionych duplikatów.

W tym oknie możliwe jest usunięcie bądź scalenie wszystkich duplikatów. Operacja przeprowadzona w tym miejscu będzie miała charakter masowy, tzn. zostanie wykonana dla wszystkich znalezionych rekordów.

Usunięcie duplikatów spowoduje, że w systemie pozostanie tylko najstarszy rekord. Pozostałe zostaną usunięte wraz z wszystkimi danymi.

Scalenie duplikatów spowoduje złączenie wszystkich zduplikowanych rekordów z rekordem najstarszym z zachowaniem wszystkich danych komunikacyjnych, tj. numerów telefonów i adresów e-mail. W polach rekordu zostaną dane, które zostały zapisane na najnowszym rekordzie.

! Dane z najnowszego rekordu nie oznaczają danych najnowszych. Jeżeli najświeższy kontakt wykonywany był na starym rekordzie, nowsze dane będą właśnie na starszym rekordzie, jednak zapisane zostaną te z nowszego rekordu.

Możliwe jest też ręczne scalenie bądź usunięcie rekordów. Po kliknięciu wybranej grupy rekordów dostępny będzie obszar, w którym dla każdego rekordu osobno można wyznaczyć konkretne działanie.

1. Scal – połączy rekord z rekordem najstarszym.

2. Usuń – trwale usunie rekord.

3. Nic nie rób – pozostawi wybrany rekord w tej samej formie.

! Pamiętaj, że proces scalania bądź usuwania duplikatów jest nieodwracalny!

Po kliknięciu zastosuj otworzy się okno, w którym konieczne jest wybranie rekordu głównego, z którym pozostałe rekordy zostaną scalone.

Następnie należy wybrać domyślne dane kontaktowe, tj. adres e-mail i numer telefonu. Kliknięcie wybranej danej zaznaczy ją na zielono i tym samym zdefiniuje ją jako domyślną.

W kolejnym kroku definiujemy, jakie dane powinny zostać zapisane w poszczególnych polach rekordu. Jeżeli we wszystkich polach rekordu będzie taka sama wartość, system automatycznie ją zaczyta. Jeśli wartości będą różne, konieczne będzie ręczne wskazanie danej.

Po wybraniu danych klikamy zastosuj. Wyświetli się podsumowanie z informacją, ile rekordów zostanie scalonych, a ile usuniętych.

Po kliknięciu zastosuj działania zostaną wykonane. Proces ten jest nieodwracalny.

Możliwe jest też scalenie rekordów, które zostały wskazane w oknie głównym miniCRM. W tym celu należy zaznaczyć wybrane rekordy i w menu więcej wybrać opcję scal.

Dalszy proces realizowany jest tak samo, jak opisana wcześniej deduplikacja.