Tworzenie zadań do zgłoszeń

Platforma Welyo udostępnia funkcję tworzenia zadań dla zgłoszeń. Ma ona za zadanie delegować poszczególne działania w ramach jednego zgłoszenia do wielu osób. Dzięki temu zgłoszenie może być podzielone na kilka etapów, za które odpowiedzialne są różne osoby lub działy, i nie musi być przepinane z osoby na osobę. Każdy z pracowników ma możliwość podejrzenia zadania jak również zgłoszenia, którego dotyczy to zadanie.

Definiowanie zadań

Aby wyświetlić listę zadań wydelegowanych do Ciebie, w panelu Agenta przejdź do zadań dostępnych na głównej belce użytkownika.

Liczba w nawiasie mówi o ilości otwartych zadań przypisanych do Ciebie.

W wyświetlonym oknie widoczna jest lista zadań przypisanych do Ciebie. Aby wyświetlić całą listę, przejdź do filtrowania po lewej stronie i wyczyść nałożone filtry. Jako Agent możesz dodawać nowe i edytować tylko swoje zadania. Wydelegowane zadania do Ciebie pozwalają tylko na zmianę statusu oraz dodawanie komentarzy.

Aby utworzyć nowe zadanie, kliknij „Dodaj”.

Zostanie wyświetlone okno dodawania nowego zadania.

Uzupełnij temat zadania. Następnie zdefiniuj jego status oraz przypisz do odpowiedniego użytkownika.

Możesz obserwować dane zadanie. W tym celu zaznacz ikonę obserwowania.

Dzięki temu, drogą mailową będziesz informowany o każdej zmianie parametrów na zadaniu, dokonanej przez inną osobę. Dodatkowo, jeśli jesteś autorem danego zadania, bez względu na zaznaczenie tej opcji, system będzie wysyłał powiadomienia e-mail o zmianach dokonanych na tym zadaniu.

Osoba przypisana do zadania również będzie na bieżąco informowana o zmianach.

W polu „Powiązane z:” możesz wybrać, czy zadanie ma być utworzone jako luźne, nie przypisane do żadnego zgłoszenia, czy też powiązane odpowiednim zgłoszeniem i wydelegowanemu pracownikowi.

Jeśli wybierzesz opcję „Powiąż ze zgłoszeniem”, wyświetli się pole, w którym możesz wyszukać interesujące Cię zgłoszenie. Możesz wyszukać zgłoszenie po ID lub po temacie. System wyświetli 10 pasujących zgłoszeń do wpisanej frazy. Jeśli zgłoszenie nie będzie widoczne na liście, musisz zawęzić wyszukiwanie w postaci wpisania większej ilości znaków.

Następnie wybierz termin realizacji zadania. Wybierz go z dostępnych pól wyboru.

W następnej kolejności zdefiniuj opis zadania.

Możesz dodać załączniki niezbędne do realizacji tego zadania. Pliki możesz dodać za pomocą funkcji Drag&Drop, czyli złapania danego elementu i przeniesienia go na obszar dodawania plików.

Kolejną opcją jest możliwość dodania załączników z biblioteki oraz standardową metodą, za pośrednictwem okienka systemowego.

Maksymalny rozmiar pojedynczego załącznika to 25mB.

Po najechaniu na dany element, widoczny jest jego całkowity rozmiar. Możesz pobrać wybrany załącznik lub go usunąć.

W prawym dolnym rogu znajdziesz przyciski do usuwania oraz pobierania wszystkich załączników jednocześnie. Wystarczy, że klikniesz dany przycisk i załączniki zostaną usunięte lub pobrane na dysk.

Jeśli posiadasz więcej niż jeden załącznik, zaznaczając kilka z nich, opcje z prawego dolnego rogu będą wykonywały czynności tylko do zaznaczonych elementów.

Po wypełnieniu wszystkich pól zapisz konfigurację zadania. Nowo utworzone zadanie pojawi się na liście wszystkich dotychczas zdefiniowanych.

Aby edytować, lub podejrzeć zadanie, zaznacz je na liście i kliknij „Otwórz” lub dwukrotnie na nie kliknij.

Po otwarciu istnieje możliwość  zmiany podstawowych parametrów oraz dodawania komentarzy, np. o zrealizowaniu danej części zadania. Aby dodać komentarz do zadania, kliknij „Dodaj komentarz”.

Wyświetli się pole tekstowe do wpisania komentarza. Po zakończeniu zapisz komentarz lub anuluj wprowadzanie.

Po dodaniu komentarza wyświetlana jest informacja na temat użytkownika, który dodał komentarz oraz data i godzina jego dodania. Jeśli jesteś autorem tego komentarza, możesz go edytować. Służy do tego przycisk umieszczony w prawym rogu komentarza.

Po wprowadzeniu wszystkich zmian zapisz konfigurację lub zamknij bez zapisywania.

Zadania w karcie zgłoszenia

Możesz wyświetlić listę zadań przydzielonych bezpośrednio do danego zgłoszenia. Aby to zrobić, przejdź do menu Kampanie > Lista zgłoszeń, i wyświetl wybrane zgłoszenie.

Na zgłoszeniu dostępne są dwie zakładki. Pierwsza z nich dotyczy historii zgłoszenia, a druga dotyczy wszystkich zapisanych zadań na tym zgłoszeniu. Aby je wyświetlić, kliknij na tę zakładkę.

Lista zadań jest sortowana według statusów. Na każdym z zadań widnieje informacja o ID zadania, temacie, do kogo jest przypisane zadanie, terminie realizacji oraz aktualnym statusie.

Aby wyświetlić szczegóły zadania, dwukrotnie kliknij na daną pozycję z listy.

Bezpośrednio z tego widoku możesz dodać nowe zadanie. Będzie ono domyślnie przypisane do aktualnie otwartego zgłoszenia.

Jeśli nie chcesz przypisywać nowego zadania do aktualnie otwartego zgłoszenia, wystarczy, że w polu „Powiązane z:” wybierzesz opcję „Brak”.

Uzupełnij pozostałe parametry i zapisz konfigurację.