Automatyczne odpowiedzi na zgłoszeniu (Autoresponder)

Co to za funkcja?

Funkcja ta umożliwia automatyczne wysyłanie wiadomości e-mail w odpowiedzi na zgłoszenie klienta.

Do czego może się przydać?

Funkcja ta przyda się, jeśli zależy Ci na usprawnieniu pracy kampanii zgłoszeniowej poprzez wykorzystanie automatycznych odpowiedzi do klientów.

Jakie korzyści płyną z jej wykorzystania?

Automatyczne odpowiedzi usprawnią pracę kampanii, podniosą jej efektywność i wpłyną na zadowolenie klientów z jakości świadczonych usług.

Automatyczne odpowiedzi w godzinach pracy

Po zalogowaniu do panelu administratora przechodzimy do zakładki kampanie -> kampanie -> dodaj/edytuj -> zgłoszenia.

W obszarze dodatkowych ustawień należy aktywować funkcję automatycznych odpowiedzi.

Po zaznaczeniu checkboxa uaktywni się przycisk konfiguracja, za pomocą którego możemy otworzyć okno edycji automatycznych odpowiedzi.

W pierwszym kroku należy utworzyć odpowiedź za pomocą przycisku Dodaj. Na liście pojawi się nowy wiersz, w którym nadajemy nazwę odpowiedzi oraz definiujemy kolejkę mailową, w której odpowiedź ta ma być wysyłana.

Po wprowadzeniu zmian klikamy przycisk zapisz.

Po zapisaniu zmian będzie możliwość zdefiniowania wymaganych parametrów.

1. Temat – w tym miejscu definiujemy temat wiadomości, który będzie wyświetlany u klienta.
2. Dodaj pole – funkcja ta umożliwia wprowadzenie do treści wiadomości pól rekordów, np. imienia i nazwiska klienta, co pozwoli na automatyczną personalizację wiadomości.
3. Treść – w tym miejscu wprowadzamy treść wiadomości, którą chcemy wysyłać do klientów.

Po wprowadzeniu zmian klikamy zapisz.

Automatyczne odpowiedzi poza godzinami pracy

Po zalogowaniu do panelu administratora przechodzimy do zakładki kampanie -> zgłoszenia -> polityka SLA.

Otworzy się okno edycji, a którym zaznaczamy wybraną grupę SLA i przechodzimy do zakładki więcej opcji.

Wyświetli się okno dodatkowych ustawień, w którym wskazujemy dostępność agentów oraz ewentualne wyjątki od wprowadzonej dostępności.

W dolnej części okna dostępna jest funkcja wyślij wiadomość do klienta w przypadku niedostępności agentów. Po zaznaczeniu checkboxa rozwinie się obszar, w którym definiujemy wiadomość, jaka ma być wysyłana do klienta.

1. Dodaj pole – funkcja ta umożliwia wprowadzenie do treści wiadomości pól rekordów, np. imienia i nazwiska klienta, co pozwoli na automatyczną personalizację wiadomości.
2. Treść – w tym miejscu wprowadzamy treść wiadomości, którą chcemy wysyłać do klientów.
3. Załączniki – w tym obszarze możemy dodać załączniki, które chcemy wysyłać w odpowiedzi.

Po wprowadzeniu zmian klikamy zapisz. Pamiętaj, by zapisać też ustawienia w oknie polityki SLA.