Definiowanie zadań

Co to za funkcja?

Funkcja ta pozwala tworzyć zadania na zgłoszeniach i delegować je do innych użytkowników. Dostępna jest dla wszystkich użytkowników platformy Welyo.

Administrator będzie mógł dodać nowe zadanie i edytować lub usunąć już istniejące.

Nadzorca będzie mógł dodać nowe zadanie i edytować już istniejące.

Agent będzie mógł dodać nowe zadanie i edytować jedyne swoje. Agent, na zadaniach do niego wydelegowanych, będzie jedynie mógł zmieniać statusy oraz dodawać komentarze.

Do czego może się przydać?

Funkcja ta przyda się, jeśli chcesz swobodnie zarządzać zadaniami na zgłoszeniach, tworzyć nowe i nadzorować już istniejące.

Jakie korzyści płyną z jej wykorzystania?

Funkcja ta usprawni proces delegowania zadań, podniesie efektywność pracy i wpłynie na jakość obsługi klientów, co przełoży się na ich zadowolenie z jakości świadczonych usług.

Konfiguracja w Welyo

Po zalogowaniu do platformy Welyo przechodzimy do zakładki zadania. Wartość w nawiasie wskazuje zadania przypisane do zalogowanego użytkownika.

Po kliknięciu przycisku otworzy się okno z listą wszystkich zadań, które są przypisane do zalogowanego użytkownika.

Nowe zadanie tworzymy za pomocą przycisku dodaj. Po jego naciśnięciu otworzy się okno konfiguracji zadania, w którym uzupełniamy wymagane dane.

1. Temat – w tym miejscu wprowadzamy temat zadania, który będzie widoczny na liście zadań.
2. Status – definiujemy tu status zadania, który pozwoli określić etap prac. Do wyboru są trzy opcje: nowe, w trakcie oraz zamknięte.
3. Przypisane do – w tym miejscu wskazane jest, do kogo przypisane jest zgłoszenie. Przypisanie można zmienić wybierając z listy innego użytkownika.
4. Powiązane z – w tym miejscu możliwe jest powiązanie zadania ze zgłoszeniem. Domyślnie ustawiona jest wartość brak. Jeśli wybierzemy opcję powiąż ze zgłoszeniem, pojawi się dodatkowe pole, w którym należy wprowadzić daną, według której chcemy wyszukać zgłoszenie do powiązania, np. ID zgłoszenia lub temat.
5. Termin realizacji – w tym miejscu możemy wprowadzić datę i godzinę, do których zadanie musi zostać wykonane przez użytkownika.
6. Opis – w tym miejscu możemy wprowadzić opis zadania do wykonania.
7. Obszar dodawania plików – w tym miejscu możliwe jest dodanie plików do zadania, np. grafik czy plików tekstowych. Pliki dodać można przenosząc je w dany obszar, wybierając je z biblioteki lub za pośrednictwem okna systemowego. Maksymalny rozmiar pojedynczego załącznika to 25MB. Po najechaniu na załącznik możemy go pobrać lub usunąć. W prawym dolnym rogu znajdują się przyciski usuwania i pobierania, które pozwolą wykonać daną akcję dla wszystkich załączników jednocześnie.
8. Dodaj komentarz – w tym miejscu możliwe jest pozostawienie komentarza na zadaniu. Po jego dodaniu wyświetlona będzie nazwa użytkownika, który komentarz dodał, oraz data i godzina jej dodania. Autor komentarza będzie mógł go usunąć.

Jeżeli chcesz otrzymywać informacje mailowe o zmianach na zadaniu, zaobserwuj je klikając ikonę oka, zaznaczoną na poniższej grafice.

Po wprowadzeniu zmian klikamy przycisk zapisz, by zachować ustawienia.

Zadania w karcie zgłoszenia

Lista wszystkich zadań, które zostały przypisane do zgłoszenia, dostępna jest w karcie zgłoszenia.

Po zalogowaniu do panelu agenta i zgłoszeniu gotowości przechodzimy do listy zgłoszeń.

Wyświetli się lista, z której wybieramy i otwieramy zgłoszenie.

W karcie zgłoszenia dostępna jest zakładka zadania. Po jej otwarciu wyświetli się lista wszystkich zadań.

Lista sortowana jest według statusów i zawiera informacje, do kogo zadanie jest przypisane i jaki jest termin jego realizacji. Dwukrotne kliknięcie na wybrane zadanie otworzy okno z jego szczegółami.

W karcie zgłoszenia możliwe jest też dodanie nowego zadania. W tym celu należy kliknąć przycisk dodaj nowe zadanie.

Zadanie tworzone w karcie zgłoszenia domyślnie będzie przypisane do danego zgłoszenia.

Jeżeli nie chcesz, by nowe zadanie zostało przypisane do aktualnie otwartego zgłoszenia, w polu powiązane z wybierz opcję brak.